Virtuelle Assistenz
Inzwischen ist der Begriff der virtuellen Assistenz im Internet weit verbreitet. Am Anfang meiner Selbstständigkeit in 2020 nahm der „Trendberuf“ gerade an Fahrt auf und war noch in den Köpfen eine klassische Assistentin oder ein klassischer Assistent – nur virtuell. Hierzu zählten E-Mail-Postfächer bearbeiten, Datenerfassung, Recherchearbeiten, Terminbuchungen, Kommunikation mit Kundinnen und Kunden und so weiter.
Doch das reicht heute nicht mehr. Nun muss eine virtuelle Assistenz auch Social-Media-Manager/-in, Grafik- und Webdesigner/-in sein, SEO-Kenntnisse haben und am besten noch programmieren können.
In meinem Angebot trenne ich klar viele große Themen, die ich anbiete, da sie in meinen Augen für sich stehen.
Als virtuelle Assistenz sehe ich alle unterstützenden Aufgaben, die sich um eine Kundin oder einen Kunden oder die oben genannten Kernaufgaben drehen.
Zeit und Kosten sparen
Die Vorteile einer virtuellen Assistenz sind individuell. Den meisten geht es jedoch um die Zeitersparnis oder den Kostenfaktor.
Hier sind ein paar Konstellationen, in denen sich meine Kunden/-innen befanden oder befinden:
- Das Business befindet sich im Wachstum und die Kunden/-innen sind noch nicht soweit feste Mitarbeiter/-innen einzustellen
- Es fehlt die Zeit sich in neue Themen einzuarbeiten
- Es handelt sich um ein kurzzeitiges Projekt, für das eine virtuelle Assistenz für eine bestimmte Zeit beauftragt wird
- Die Arbeiten können alle virtuell erledigt werden und die Kunden/-innen sparen sich Kosten, da sie keine festen Mitarbeiter/-innen vor Ort brauchen
Ein kleiner Auszug aus dem Katalog meiner
Kenntnisse und Dienstleistungen
- Telefonservice
- Mailkorrespondenz
- Datenerfassung und Datenpflege
- Schriftverkehr
- Protokoll führen
und vieles mehr.
- Recherchearbeiten
- Terminmanagement
- Reisemanagement
- Digitale Ablage
- Kundensupport
Vertrauen und Verantwortung
Ebenso wichtig, wie die Kenntnisse und Fähigkeiten, sind die persönlichen Eigenschaften. Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin erfordert in den meisten Fällen einen großen Vertrauensvorschuss. Du erlaubst einer fremden Person hinter die Kulissen Deines Unternehmens zu schauen: sei es die Offenbarung einer neuen Geschäftsidee, das Weiterleiten des Passwortes zu Deinem E-Mail-Postfach oder Du schaffst ihr den Zugang zu Deiner Kundendatenbank. Da sind die Hemmungen anfangs groß.
Vielleicht hast Du schlechte Erfahrungen gemacht, oder noch gar keine. Manchen fällt es auch schwer zu delegieren, loszulassen, Kontrolle abzugeben. Egal, was Dich hindert, meine Kunden/-innen schätzen an mir vor allem meine Mischung aus Professionalität und Menschlichkeit.
Du erhältst von mir einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Geheimhaltungsvereinbarung, die Dir den Einblick geben, was mit Deinen Daten passiert, mit welchen Programmen ich arbeite und welche Rechte Du als Auftraggeber/-in hast.
Gleichzeitig gehe ich auf Deine Bedürfnisse ein: Möchtest Du viel oder wenig Kontakt? Möchtest Du Tipps und Empfehlungen erhalten oder geht es Dir um eine wertungsfreie Ausführung Deines Auftrages? Meine Anpassungsfähigkeit macht die Zusammenarbeit flexibler und einfacher. Am schönsten ist es jedoch, wenn die Chemie auch stimmt. Lese Dir gerne die Meinungen anderer Kunden/-innen durch und vereinbare einen Termin zum Kennenlernen mit mir. Dein Bauchgefühl wird Dir den Rest sagen.
